庙桥小学档案管理数据库使用小结

在武进区档案局的指导下，我校档案室安装了《STA—学校档案管理系统》软件。该软件系统主要由文书档案管理子系统、科技档案管理子系统、会计档案管理子系统等组成。这些系统实用、简明、功能完备、方便、快捷、详尽，为我校的档案管理现代化提供了条件。

一、文书档案管理子系统的应用

1、文档管理子系统，是该软件的核心部分，该子系统为我们提供了文件级文档管理、案卷级文档管理、报表输出等功能。

文件级文档管理用于管理文件级的文书档案的数据，即卷内文件目录的内容，是具有较多的录入项的数据管理。文件级档案管理输入条目包括：档号、页数、文号、责任者、题名、成文日期、保管期限、备注。当文档条目录入后，可以通过给定的条件进行检索，方便地找到需要的数据，并在屏幕的下方显示符合条件的“记录总数”和“当前记录号”，这为我们利用档案时进行的检索工作，开辟了方便、快捷、正确的渠道。在应用中，可以通过工具栏中的“导出”按钮，将检索出来的数据，以其文件格式保存到指定的位置，同样，还可以通过“导入”按钮，将已导出的格式文件保存的数据，导入到当前的数据窗口。

2、报表输入系统

为我们提供了标准的卷内文件目录、案卷目录、全引目录、归档文件目录以及专门设计的文件汇编、图形报表等。我们可以选好要打印的报表类型，通过检索告诉电脑要打印的数据，就能自动地生成归档文件目录、卷内文件目录、案卷目录、全引目录等表格，再设置好打印机就可以打印出所需的报表。电脑人性化，为我们的档案管理现代化提供了途径。

二、科技档案管理子系统的应用

科技档案管理子系统，可以录入设备档案、基建档案、声像实物档案、教师个人业务档案等。其中，设备、基建与教师个人档案均采用案卷级录入，光盘档案以及实物档案在“特殊载体”中录入，照片档案在“照片”中录入。软件具有案卷级文档管理、报表输出等功能。

三、会计档案管理系统

会计档案管理系统主要有凭证、帐薄、报表、目录打印四个方面的内容。在应用中，我们使用“代码表管理”模块，将本单位的会计档案进行分类，分别将凭证类、帐簿类、报表类、其它类的案卷目录录入，通过目录检索，即可打印出需要的案卷目录。

四、数据库的建立和利用体会：通过利用档案一体化管理软件，建立文书档案文件级目录数据库后，经过几个月的实际使用，我们体会到：

1、借助于计算机和设计合理的文档一体化管理系统，能够保证将文书处理的结果，很便捷地用于档案工作，这不仅使文档工作流程科学化、合理化，同时，也使关联的收发文件及其归档工作实现有序的、现代化的衔接，更使办公信息的传递、存储、查阅、利用、收集归档初步实现了管理现代化。

2、条目录入数据库后，随时可利用录入内容，在档案管理系统中，通过文件级或案卷级目录进行检索，这对于档案的查询、调档、提供利用带来了方便，提高了效率。

3、在管理、建立文档文件级目录数据库的工作中，必须做好几点：（1）及时收集，以保证档案的齐全；（2）严格检索，以保证档案的正确；（3）随办随归，分门别类，妥善保管，以保证档案的有效利用。

4、利用该软件我们记录了文书档案9080条、设备档案47卷、会计档案598卷、基建档案32卷、教师个人业务档案40条、实物档案290条、光盘档案59条、照片档案27册等。为我们的实际工作提供了方便。

庙桥小学

                                     2014年10月