武进区学校档案管理办法

第一章 总 则

第一条  为进一步加强全区学校档案工作，更好地为教育改革和发展服务，根据《中华人民共和国档案法》和《江苏省档案管理条例》等法律法规及有关业务文件精神，结合全区学校档案工作实际，制定本办法。

第二条  本办法所称的学校档案，是指学校在管理、教育、教学、科研、基本建设等一切办学实践活动直接形成的对师生员工、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。学校教职工人事档案，由区教育局统一管理并保存。

第三条  学校档案工作是学校重要的基础性工作，是体现学校办学质量和管理水平的重要标志之一，学校应当对其加强领导和管理，将之纳入学校整体发展规划，纳入整体考核评估指标体系。

第二章 领导体制、机构和人员设置

第四条  学校档案工作由武进区教育局主管，并委派各片联络员协助管理，同时接受武进区档案局的业务指导、监督和检查。

第五条  各学校要建立完备的档案管理网络，确定一名校级领导分管，设立综合档案室。综合档案室隶属于学校办公室。

第六条  学校综合档案室的基本职责：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）制定学校档案工作规章制度及业务规范，并负责贯彻落实；

（三）接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管和利用学校的各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案参考资料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案数字化和电子文件归档与管理工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）开展学校档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）列入国家档案馆接收范围的，应按照有关规定向国家档案馆移交档案。

第七条  学校档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，具备一定的档案业务知识和科学文化知识。

第八条  学校应当按照法律法规的有关规定，为长期接触有毒有害物质的档案工作人员，采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并给予适当的经济补助。

第三章 档案管理

第九条  学校应当建立健全档案工作制度，提高学校档案管理水平，做到学校档案工作与学校各项工作实行“四同步”，即同布置、同检查、同总结、同验收。

第十条 学校应实行文件材料形成部门立卷归档制度。各部门要指定档案收集责任人，对本部门的文件材料按规范要求整理后及时向学校综合档案室移交。移交时，应编制移交清册，办理移交手续。综合档案室应派人指导归档工作。学校档案实行集中统一管理，任何部门和个人不得擅自留存。

第十一条  学校文件材料的归档要求：

（一）归档文件材料必须完整、准确、系统，能真实全面反映活动情况；

（二）归档文件材料必须纸质优良、纸张规格应符合要求。字迹工整，使用碳素墨水或蓝黑墨水书写，严禁使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、彩色笔、复写纸、热敏纸等不耐久的书写材料，对不符合要求的应采取补救措施。

（三）归档文件应运用计算机及档案管理软件辅助整理。所用档案管理软件须符合国家档案局《档案管理软件功能要求暂行规定》、江苏省《文书档案文件级目录数据库结构与交换格式》（DB32/505-2002）及其他相关数据格式要求。

第十二条  学校文件材料的归档范围：

（一）管理类：主要包括学校党委（党总支、党支部）、行政、工会、团委等组织的各种会议文件、会议记录；各党、群、政部门的工作计划、总结；上级机关与本校关于党务管理、行政管理、人事管理、教学管理、德育教育、学籍管理、科研管理和科研实践活动中形成的文件材料。

（二）基本建设类：主要包括学校基本建设管理和项目建设过程中形成的科技性文件材料。

（三）设备仪器类：主要包括购置的各种教学与办公设备仪器等的全套随机技术文件以及在设备仪器安装调试、使用、维修等过程中形成的文件材料。

（四）会计类：主要包括学校在财务管理中形成的会计核算专业材料。

（五）声像实物类：主要包括学校各项活动中直接形成的具有保存价值的照片、音（视）频、电子文件、各种奖杯、奖状、奖章、锦旗、证书、牌匾、书画等。

（六）教师业务类：主要包括教师个人基本情况、教学计划、教学方案、教学成果、发表的论文及继续教育、职称情况等的文件材料。

第十三条  学校文件材料按以下标准或要求进行整理：

（一）管理类按照《江苏省<归档文件整理规则>实施办法》执行，采用“保管期限-年度”分类方法，以“件”为单位进行整理装盒。件号按“永久”、“30年”、“10年”分别以文件排列顺序从“1”开始标注。

（二）会计类按照常州市财政局、常州市档案局发布的《关于再次修订<常州市会计档案管理手册>的通知》（常财会[1999]16号）执行，按核算单位分别以凭证、账簿、报表、其他等组卷整理。

（三）基本建设类、设备仪器类文件材料按照中华人民共和国国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）执行，分别以每项工程、每种型号等组卷整理。

（四）照片类按年度整理，按照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）执行。

（五）电子类按年度及文书类电子档案、数码照片、数字录音录像等类别整理刻录光盘。光盘应采用只读光盘或一次读写光盘，一式三套，一套归档，一套供查阅，一套备份。

（六）实物类按年度或类别进行整理。

（七）教师业务类，以单个教师为单位进行整理，一人一档。

第十四条  学校文件材料的归档时间：

（一）管理类文件材料在次年5月底前完成归档，其中重大活动档案应在活动结束后2个月内完成归档，教学科研类文件材料在科研课题鉴定后3个月内完成归档；

（二）设备仪器类文件材料在设备仪器开箱验收后及时归档；

（三）基本建设类文件材料在项目竣工验收后3个月内完成归档；

（四）会计档案由会计机构整理归档。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由会计机构保管1年，期满后移交学校综合档案室统一保管；

（五）声像实物类档案，应随时整理归档。

（六）教师业务类文件材料，在学期结束前完成归档。

第十五条 学校综合档案室对保管期限已满的档案，应按规定成立鉴定小组予以鉴定，对经鉴定已失去保存价值的档案，应在征得有关部门同意，并登记造册报校长批准后，在指定地点由有关人员监销，监销人在销毁清册上签字，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。销毁清册永久保存。

第十六条  学校综合档案室应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，平时利用以提供全文数字化副本为主，确保原生档案安全。

第十七条  学校合并、分立、撤销或产生其他变动时，应当遵循全宗管理原则，依法、合理处置档案。学校撤销的，其档案移交同级国家档案馆或同级教育行政管理部门综合档案室保管；学校合并的，其档案随之并入；学校分立的，其档案由区教育行政管理部门指定其中一所学校保管。

第十八条  学校应对散存在社会上反映本校并对学校或社会有重要价值的档案进行征集，并鼓励个人以捐赠或代管的方式将档案移交学校综合档案室保存，学校应给予适当奖励。

第四章  档案的利用

第十九条  学校综合档案室所保管的档案，主要供本校利用。如其他单位或个人需查阅时，应持单位介绍信、身份证明，经学校办公室主任同意后，方可提供查阅利用。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密，须经学校主管领导批准。

第二十条  学校综合档案室应编制必要的检索工具，积极开展档案的编研工作，为学校的各项工作提供服务，并加强利用效果的反馈、收集、登记、宣传工作。

第二十一条  学校应积极开展档案信息化建设，实现室藏档案数字化管理，建立档案目录数据库和全文数据库，加强电子文件的管理与利用。

第二十二条  学校综合档案室应当采取举办档案展览、陈列、建设档案网站等多种形式，积极开展档案宣传工作，充分发挥档案的文化教育作用。

第五章  条件保障

第二十三条  学校应当将档案工作所需经费列入学校预算，统筹解决，保证学校各项档案管理活动正常开展。

第二十四条  学校应为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，配置符合防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等“八防”要求的设施设备，确保档案的完整与安全。

第二十五条  学校应为综合档案室配置计算机、光盘刻录机、扫描仪、数码摄像机（或数码相机）等现代化设备，以适应学校档案信息化管理的需要。

第六章  奖惩规定

第二十六条  学校应对在档案工作中做出突出贡献的部门或个人，依据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》等法律法规给予表彰与奖励。

第二十七条  有违反《中华人民共和国档案法》和《江苏省档案管理条例》行为的，应当依据相关法律法规进行处罚。

第七章  附  则

第二十八条  本办法适用于武进区域范围内的各级各类学校，幼儿园及相关单位可参照执行。

第二十九条  各学校应当根据本办法制定适合本校的档案工作实施办法。

第三十条  本办法由武进区教育局、武进区档案局负责解释。

第三十一条  本办法自2015年1月1日起施行。2003年7月印发的《武进区学校档案工作业务建设标准》同时废止。