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武进区学校档案分类方案与档号编制规则

来源:原创  发布人:赵晓英  发布时间:2015-05-05  浏览次数:

武进区学校档案分类方案与档号编制规则

一、档案的分类原则

以学校全部档案为对象,依据学校教育教学和管理职能,结合档案内容、形成特点以及载体形式,保持档案之间的有机联系,实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化,便于档案的科学管理与开发利用。

二、档案类目设置和分类方法

(一)一级类目设置

根据武进区学校档案产生的领域范围,结合档案记述的内容性质,原则上设置七个大类,即管理类、设备仪器类、基本建设类、校办企业类、会计类、声像实物类、教师业务类。各校可根据具体情况适当增减大类,但分类号必须固定。

(二)档案分类方法

1.管理类档案按照“保管期限-年度”进行分类

2.设备仪器类档案按设备仪器台(套)进行分类。

3.基本建设档案按基建项目进行分类。

4.会计档案根据核算单位按照凭证、账簿、报告和其他等进行分类。

5.声像实物类档案可设置为照片、电子、实物等二级类目,在二级类目下按照“保管期限-年度”进行分类,实物档案较多的也可按照奖状、奖杯、奖牌、奖品、证书、锦旗、题词等设置三级类目。

6.教师业务类档案以单个教师为单位进行分类。

(三)分类号格式如下:

 

一级类目

二级类目

三级类目

分类号

管理类档案

设备仪器类

4

基本建设类

5

校办企业类

6

会计档案类

1、行政

1、会计凭证

2、会计账簿

3、财务报告

4、其他

7.1.1/7.1.2/7.1.3/7.1.4

2、工会

7.2.1/7.2.2/7.2.3/7.2.4

3、食堂

7.3.1/7.3.2/7.3.3/7.3.4

4、基建

7.4.1/7.4.2/7.4.3/7.4.4

声像实物类

1、照片

8.1

 2、录音录像

8.2

3、电子

8.3

4、实物

8.4

教师业务类

9

 

三、档号的编制及示例

档号参照中华人民共和国档案行业标准《档号编制规则》等规范结合学校分类方案进行编制,一个学校全部档案的档号编制组成一个有机统一的系统。档号由全宗号、年度号、分类号、卷号(或盒号)、件号等组成。

全宗号由武进区档案馆统一确定,无全宗号的在软件中可以“0000标识。年度号采用相应的四位阿拉伯数字表示。

档号示例(以输入“STA”为例):

管理类输入“文书档案”管理模块,档号为“全宗号-年度号-保管期限代号-盒号-件号”。

示例: 0000- 2013- 001 - 0001- 0001

全宗号   年度号   保管期限代号  盒号      件号

(二) 设备、基建档案输入“科技档案”管理模块,文件级档号为“全宗号-分类号-卷号-起页号”;

示例:0000- 4- 0001- 0001

     全宗号  分类号   卷号     起页号

案卷级档号为“全宗号-分类号-卷号”

    示例:0000- 4- 0001

         全宗号  分类号   卷号    

(三)会计类输入“会计档案”管理模块,档号为“全宗号-年度号-分类号-卷号”。

示例:0000-2013-7.1.1-0001

     全宗号   年度号   分类号     卷号

(四)照片类输入“照片档案”管理模块,电子类输入“特殊载体”管理模块,档号为“全宗号-年度-分类号-卷号-件号”。

示例: 0000-2013-8.1-0001-0001

全宗号  年度号   分类号   卷号    件号

(五)实物类输入“特殊载体”管理模块,为“全宗号-年度-分类号-件号”。

示例: 0000- 2013-8.4-0001

            全宗号   年度号   分类号  件号

(六)教师业务类输入“科技档案”案卷级管理模块,档号为“全宗号-分类号-卷号”。

示例:  0000- 9- 0001

全宗号  分类号   卷号

武进区各学校应结合本单位档案工作实际制定详细的档案分类方案。