武进区学校档案分类方案与档号编制规则
武进区学校档案分类方案与档号编制规则
一、档案的分类原则
以学校全部档案为对象,依据学校教育教学和管理职能,结合档案内容、形成特点以及载体形式,保持档案之间的有机联系,实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化,便于档案的科学管理与开发利用。
二、档案类目设置和分类方法
(一)一级类目设置
根据武进区学校档案产生的领域范围,结合档案记述的内容性质,原则上设置七个大类,即管理类、设备仪器类、基本建设类、校办企业类、会计类、声像实物类、教师业务类。各校可根据具体情况适当增减大类,但分类号必须固定。
(二)档案分类方法
1.管理类档案按照“保管期限-年度”进行分类
2.设备仪器类档案按设备仪器台(套)进行分类。
3.基本建设档案按基建项目进行分类。
4.会计档案根据核算单位按照凭证、账簿、报告和其他等进行分类。
5.声像实物类档案可设置为照片、电子、实物等二级类目,在二级类目下按照“保管期限-年度”进行分类,实物档案较多的也可按照奖状、奖杯、奖牌、奖品、证书、锦旗、题词等设置三级类目。
6.教师业务类档案以单个教师为单位进行分类。
(三)分类号格式如下:
一级类目 | 二级类目 | 三级类目 | 分类号 |
管理类档案 | |||
设备仪器类 | 4 | ||
基本建设类 | 5 | ||
校办企业类 | 6 | ||
会计档案类 | 1、行政 | 1、会计凭证 2、会计账簿 3、财务报告 4、其他 | 7.1.1/7.1.2/7.1.3/7.1.4 |
2、工会 | 7.2.1/7.2.2/7.2.3/7.2.4 | ||
3、食堂 | 7.3.1/7.3.2/7.3.3/7.3.4 | ||
4、基建 | 7.4.1/7.4.2/7.4.3/7.4.4 | ||
声像实物类 | 1、照片 | 8.1 | |
2、录音录像 | 8.2 | ||
3、电子 | 8.3 | ||
4、实物 | 8.4 | ||
教师业务类 | 9 |
三、档号的编制及示例
档号参照中华人民共和国档案行业标准《档号编制规则》等规范结合学校分类方案进行编制,一个学校全部档案的档号编制组成一个有机统一的系统。档号由全宗号、年度号、分类号、卷号(或盒号)、件号等组成。
全宗号由武进区档案馆统一确定,无全宗号的在软件中可以“0000”标识。年度号采用相应的四位阿拉伯数字表示。
档号示例(以输入“STA”为例):
管理类输入“文书档案”管理模块,档号为“全宗号-年度号-保管期限代号-盒号-件号”。
示例: 0000- 2013- 001 - 0001- 0001
全宗号 年度号 保管期限代号 盒号 件号
(二) 设备、基建档案输入“科技档案”管理模块,文件级档号为“全宗号-分类号-卷号-起页号”;
示例:0000- 4- 0001- 0001
全宗号 分类号 卷号 起页号
案卷级档号为“全宗号-分类号-卷号”
示例:0000- 4- 0001
全宗号 分类号 卷号
(三)会计类输入“会计档案”管理模块,档号为“全宗号-年度号-分类号-卷号”。
示例:0000-2013-7.1.1-0001
全宗号 年度号 分类号 卷号
(四)照片类输入“照片档案”管理模块,电子类输入“特殊载体”管理模块,档号为“全宗号-年度-分类号-卷号-件号”。
示例: 0000-2013-8.1-0001-0001
全宗号 年度号 分类号 卷号 件号
(五)实物类输入“特殊载体”管理模块,为“全宗号-年度-分类号-件号”。
示例: 0000- 2013-8.4-0001
全宗号 年度号 分类号 件号
(六)教师业务类输入“科技档案”案卷级管理模块,档号为“全宗号-分类号-卷号”。
示例: 0000- 9- 0001
全宗号 分类号 卷号
武进区各学校应结合本单位档案工作实际制定详细的档案分类方案。